Routenoptimierung in der Instandhaltung: Wie CMMS-Software zusätzliche Einsätze auf bestehenden Touren erkennt

Ein Techniker schließt einen Einsatz in einem Industriegebiet ab. Nur wenige Kilometer entfernt wartet ein zweiter, unabhängiger Auftrag auf derselben Anlagenlandschaft, doch die Verbindung fällt niemandem rechtzeitig auf. Klassische Routenoptimierung würde diesen zweiten Auftrag ohnehin nur einplanen, wenn er längst im Kalender steht. Für Instandhaltungsleiter mit mehreren Standorten reicht das nicht aus. Sie brauchen ein System, das aus Standort-, Zustands- und Fälligkeitsdaten erkennt, wann sich ein zusätzlicher Einsatz sinnvoll in eine bereits laufende Tour einfügt. Darum geht es bei Routenoptimierung in der Instandhaltung.

Das Thema kurz und kompakt

• Klassische Routenoptimierung löst das falsche Problem: Sie sortiert nur, was ohnehin schon feststeht, statt zu erkennen, welcher zusätzliche Auftrag sinnvoll in eine laufende Tour passt.

• Drei Datenpunkte entscheiden: Standort des Technikers, Zustand und Historie der Anlage sowie die Fälligkeit der nächsten Wartung bestimmen, ob ein Zusatzauftrag zur Tour passt.

• Die Kosten des Nichterkennens sind hoch: Ungeplante Stillstände kosten deutsche Industriebetriebe im Median 147.000 € pro Stunde, jede vermeidbare Zusatzfahrt verschärft dieses Risiko.

• Der osapiens HUB for Maintenance macht die Verbindung sichtbar: Über die Kartenansicht der Plantafel zeigt das System offene Aufträge entlang einer laufenden Tour, die Zuweisung selbst bleibt manuell oder assistiert bei Disponentinnen und Disponenten.

Warum klassische Routenoptimierung an der Instandhaltung vorbeigeht

Ungeplante Stillstände kosten deutsche Industriebetriebe laut der Studie „Value of Reliability“ von Sapio Research im Median 147.000 € pro Stunde. 67 % der befragten deutschen Industriebetriebe erleben mindestens einmal im Monat einen solchen Stillstand.

Routenoptimierungs-Software für Logistik und Handwerk berechnet die effizienteste Reihenfolge für Stopps, die bereits im Kalender stehen, unter Berücksichtigung von Fahrzeit und Verkehrslage. Für einen Lieferdienst ist mit dieser Berechnung die Tagesplanung erledigt, die Stopps stehen fest, nur ihre Reihenfolge wird berechnet.

Das eigentliche Problem entsteht vorher: Welcher zusätzliche Auftrag sollte überhaupt auf diese Tour? Wer kennt die Anlage, wer ist ohnehin in der Nähe, welche Qualifikation braucht der Auftrag? Eine Navigationssoftware bekommt diese Fragen gar nicht gestellt, sie beginnt erst zu rechnen, wenn die Tour bereits feststeht. Ein Techniker, der ohnehin in einer Region unterwegs ist, könnte einen weiteren, unabhängigen Auftrag mitnehmen, wenn jemand diese Verbindung rechtzeitig erkennt.

Genau dieser Unterschied macht klassische Routenoptimierung für die Instandhaltung ungeeignet: Sie setzt feste, bekannte Stopps voraus, während in der Instandhaltung der nächste sinnvolle Einsatz erst aus Zustand, Standort und Fälligkeit der Anlage entsteht.

Wenn weniger Techniker dieselbe oder eine wachsende Anlagenlandschaft betreuen, kann sich niemand vermeidbare Zusatzfahrten leisten. Jede Fahrt, die durch eine übersehene Verbindung entsteht, bindet Technikerzeit, die für die Vermeidung genau der eingangs genannten Stillstände fehlt. Für Multi-Site-Teams mit knapper Technikerkapazität ist das ein echtes Problem.

Diese Datengrundlage liefert kein Navigationstool, sondern ein CMMS, das Anlagen, Standorte und Wartungstermine ohnehin zentral verwaltet.

Welche Daten ein CMMS braucht, um zusätzliche Einsätze zu erkennen

Ob ein zusätzlicher Einsatz auf eine bestehende Tour passt, entscheiden drei Datenpunkte, die ein CMMS über die Anlage kennen muss:

1. Standort

Der Standort ist der offensichtlichste, aber am wenigsten genutzte Datenpunkt. Ein CMMS, das den Standort von Technikern und Anlagen durchgängig erfasst, macht sichtbar, wer sich gerade in welchem Gebiet befindet und welche offenen Aufträge in unmittelbarer Nähe liegen. Für Teams mit verteilten Standorten ist das der Unterschied zwischen einer zusätzlichen Anfahrt und einem Auftrag, der ohne Umweg erledigt wird.

2. Zustand und Anlagenhistorie

Standort allein reicht nicht aus, wenn niemand weiß, ob ein Zusatzauftrag an dieser Anlage überhaupt sinnvoll ist. Die vollständige Einsatzhistorie und der aktuelle Zustand der Anlage zeigen, ob sich zwei Aufgaben tatsächlich kombinieren lassen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Techniker ist bereits für eine größere Reparatur an einer Anlage vor Ort oder ohnehin in der Region unterwegs, während für eine benachbarte Anlage in der kommenden Woche eine planbare Wartung vorgesehen ist. Dieses situative Erfahrungswissen lässt sich nicht vollständig in feste Regeln fassen.

Ein CMMS mit vollständiger Anlagenhistorie liefert aber die Informationsgrundlage, damit Disponentinnen und Disponenten diese Verbindung überhaupt erkennen können.

3. Fälligkeit

Der dritte Datenpunkt ist die Fälligkeit der nächsten planbaren Wartung. Wichtig dabei: Es gibt keine pauschalen, gesetzlich vorgeschriebenen Wartungsintervalle. Der Betreiber legt Prüfintervalle im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung selbst fest, individuell für jede Anlage.

Ein CMMS, das diese betreiberseitig festgelegten Fälligkeitsdaten kennt, kann prüfen, ob eine anstehende, aber noch nicht dringende Wartung zeitlich zu einer Tour passt, die gerade ohnehin in der Nähe stattfindet.

Wichtig ist dabei auch die Kapazität: Eine bewährte Faustregel sieht 70–80 % geplante Arbeit und 20–30 % Puffer für ungeplante Aufgaben vor. Dieser Puffer ist der Raum, in dem sich zusätzliche Einsätze überhaupt sinnvoll unterbringen lassen.

Zusätzliche Einsätze erkennen mit dem osapiens HUB for Maintenance

Der osapiens HUB for Maintenance macht Standort, Zustand und Fälligkeit an einer Stelle sichtbar.

• Über eine visuelle Plantafel mit Kartenansicht und Drag-and-Drop-Funktion sehen Disponentinnen und Disponenten in Echtzeit, welche Techniker verfügbar sind, wo sie sich befinden und welche Qualifikationen sie mitbringen.

• Auf der Karte werden zusätzlich offene Aufträge im Umkreis einer laufenden Tour sichtbar, sodass sich ein passender Zusatzeinsatz direkt per Drag-and-Drop einplanen lässt.

• Der integrierte Qualifikationsabgleich stellt zusätzlich sicher, dass ein geografisch passender Zusatzauftrag auch tatsächlich durchführbar ist, nicht nur naheliegend.

• Techniker erhalten neue Aufträge direkt auf der mobilen Field Service App, auch ohne Netzverbindung, und melden den Abschluss digital zurück, ohne Medienbruch zum ERP.

Für Unternehmen mit SAP PM im Einsatz läuft diese Datenlogik über die SAP-zertifizierte Integration mit, der osapiens HUB for Maintenance funktioniert aber ebenso als eigenständige, standalone Lösung.

Wie die Plantafel zusätzliche Einsätze vorschlägt, ohne die Disposition zu automatisieren

Die Erkennung zusätzlicher Einsätze liefert einen Vorschlag zur Prüfung, die Entscheidung über jeden Zusatzauftrag bleibt bei Disponentinnen, Disponenten oder Technikern. Diese Aufgabenteilung ist bewusst so gestaltet: Bei der Einsatzplanung für Techniker liefert das System die Datengrundlage, die Entscheidung trifft der Mensch.

Konkret sieht das auf der Kartenansicht der Plantafel so aus: Für eine bereits geplante Tour lassen sich weitere offene Aufträge im sichtbaren Kartenbereich einblenden. Liegt einer davon auf oder nahe der bestehenden Strecke, zieht die Disposition ihn per Drag-and-Drop direkt in die Tour. Passt danach die Reihenfolge der Stopps nicht mehr, schlägt der osapiens HUB zwei Streckenvarianten zur Auswahl vor, die zeitlich schnellere oder die kürzere Verbindung, Disponentinnen und Disponenten entscheiden, welche sie übernehmen, oder passen die Stopps manuell an.

Dabei bleibt die Machbarkeit im Blick: Die hinterlegte Schichtzeit der Techniker fließt in die Prüfung ein, überschreitet eine Tour die Arbeitszeit, weist das System darauf hin, statt den Auftrag stillschweigend einzuplanen.

Kontextfaktoren, die kein Regelwerk vollständig abbildet, bleiben so berücksichtigt, etwa:

• Wer ist gerade in welchem Werk oder Gebiet unterwegs?

• Welcher Techniker kennt die Anlage aus einem früheren Einsatz?

• Welche Schichtübergabe steht in Kürze an?

Der konkrete Effekt zeigt sich im Arbeitsalltag der Disposition: Der tägliche Aufwand für die manuelle Zuweisung sinkt in der Praxis von 2–3 Stunden auf 15–30 Minuten Prüfung systemgestützter Vorschläge. Die Entscheidung bleibt in menschlicher Hand, der Aufwand, um zu dieser Entscheidung zu kommen, sinkt deutlich.

Der Effekt in der Praxis: weniger Anfahrten, mehr abgeschlossene Aufträge

Strukturierte Einsatzplanung, die zusätzliche Aufträge zuverlässig erkennt, wirkt sich messbar auf die Technikerproduktivität aus:

• 17 Minuten Zeitersparnis pro Arbeitsauftrag: 12 Minuten bei Ausführung und Dokumentation, 5 Minuten bei der Planung.

• 14 % Produktivitätssteigerung durch weniger vermeidbare Zusatzfahrten und strukturierte Einsatzplanung.

• 89 % First Time Fix Rate: Durch qualifikationsbasierte Zuweisung und vollständige Auftragsinformationen lassen sich Aufträge beim ersten Besuch vollständig erledigen. Das ist der zentrale Kennwert dafür, wie oft ein Techniker einen Auftrag beim ersten Besuch abschließt, jeder nicht abgeschlossene Einsatz erzeugt sonst einen Folgeeinsatz mit zusätzlicher Fahrtzeit.

• 21 % weniger Formfehler durch geführte digitale Formulare.

Dass dieses Prinzip auch in großen, standortübergreifenden Umgebungen funktioniert, zeigt Coca-Cola Nordamerika: Das Unternehmen hat mit dem osapiens HUB for Maintenance 35 Werke und 1.500 Nutzer auf eine gemeinsame Plattform migriert. Auch Nordex setzt den osapiens HUB for Maintenance für seine geografisch verteilte Serviceorganisation ein. Beide Beispiele zeigen, dass sich die zugrunde liegende Datenlogik unabhängig von der Anzahl der Standorte skaliert.

Fazit: Routenoptimierung in der Instandhaltung mit dem osapiens HUB for Maintenance

Routenoptimierung in der Instandhaltung entscheidet sich in den Daten, die ein CMMS über Standort, Zustand und Fälligkeit vorhält, lange bevor eine Route berechnet wird. Wer diese drei Datenpunkte zusammenführt, erkennt zusätzliche Einsätze, bevor sie zu einer eigenen Anfahrt werden. Der osapiens HUB for Maintenance liefert Disponentinnen und Disponenten diesen Vorschlag über die Plantafel, die Entscheidung bleibt in ihrer Hand. So werden bestehende Touren voller, ohne dass ein einziger zusätzlicher Kilometer nötig wird.

FAQ

Was unterscheidet Routenoptimierung in der Instandhaltung von klassischer Tourenplanung im Außendienst?

Klassische Tourenplanung berechnet die effizienteste Reihenfolge für Stopps, die bereits feststehen, anhand von Fahrzeit und Verkehrslage. Routenoptimierung in der Instandhaltung setzt einen Schritt früher an: Sie entscheidet, ob ein zusätzlicher Auftrag überhaupt auf eine laufende Tour passt. Diese Entscheidung braucht Daten zu Standort, Anlagenzustand und Fälligkeit, nicht nur eine Navigationslogik, die ohnehin feststehende Stopps sortiert.

Welche Daten braucht ein CMMS, um zusätzliche Einsätze auf bestehenden Techniker-Touren zu erkennen?

Drei Datenpunkte sind entscheidend: der Standort von Techniker und Anlage, der Zustand und die Historie der Anlage sowie die Fälligkeit der nächsten planbaren Wartung. Erst die Kombination dieser drei Werte zeigt, ob ein zusätzlicher Auftrag sinnvoll auf eine bestehende Tour passt oder besser getrennt bleibt, weil die Anlage oder die Qualifikation des Technikers nicht passt.

Übernimmt die Software die Zuweisung zusätzlicher Einsätze automatisch?

Nein. Die Erkennung eines passenden Zusatzeinsatzes liefert einen Vorschlag zur Prüfung. Beim osapiens HUB for Maintenance erfolgt die Disposition manuell oder assistiert über die Plantafel: Disponentinnen und Disponenten sehen alle relevanten Informationen zu Standort, Qualifikation und Auslastung und entscheiden selbst, ob ein Auftrag zur Tour passt. Auch die Machbarkeit bleibt dabei transparent: Überschreitet eine Tour durch einen zusätzlichen Stopp die hinterlegte Schichtzeit eines Technikers, weist das System darauf hin, statt den Auftrag stillschweigend einzuplanen.

Wie wirkt sich weniger vermeidbare Zusatzfahrten auf die First Time Fix Rate aus?

Die First Time Fix Rate misst, wie oft ein Auftrag beim ersten Besuch vollständig abgeschlossen wird. Jede vermeidbare Zusatzfahrt ist im Kern ein verpasster erster Termin. Durch qualifikationsbasierte Zuweisung und vollständige Auftragsinformationen lassen sich beim osapiens HUB for Maintenance bis zu 89 % der Aufträge beim ersten Besuch vollständig erledigen.

Wie unterstützt der osapiens HUB Instandhaltungsleiter mit mehreren Standorten dabei, Touren effizienter zu nutzen?

Der osapiens HUB for Maintenance führt Standort-, Zustands- und Fälligkeitsdaten aller Standorte in einer Plantafel zusammen, sodass Disponentinnen und Disponenten zusätzliche Einsätze standortübergreifend erkennen können. Referenzkunden wie Coca-Cola Nordamerika und Nordex zeigen, dass dieses Prinzip auch in großen, standortübergreifenden Umgebungen mit vielen Technikern und Anlagen zuverlässig funktioniert.