Die Digitalisierung der Instandhaltung beginnt dort, wo Wartung tatsächlich stattfindet: direkt am Asset. Während klassische Instandhaltungsprozesse auf Papierformulare, Excel-Listen und zeitraubende Büroarbeit setzen, nutzen moderne Unternehmen mobile Instandhaltungslösungen, die Techniker in Echtzeit mit allen benötigten Informationen versorgen. Besonders für SAP-Nutzer eröffnet die Kombination aus mobiler Instandhaltung und SAP PM-Integration neue Möglichkeiten: durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche, automatische Rückmeldungen ins ERP-System und eine Benutzerfreundlichkeit, die Techniker tatsächlich nutzen wollen.

Das Thema kurz und kompakt

• Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen: Mobile Instandhaltung ersetzt Papierformulare und manuelle Datenerfassung durch digitale Workflows. Techniker greifen direkt vor Ort auf alle relevanten Informationen zu und erfassen Daten in Echtzeit über Smartphones oder Tablets.
• Effizienzsteigerung für Techniker: Durch den sofortigen Zugriff auf Auftragsdaten, Checklisten und technische Dokumente entfallen Medienbrüche und Wartezeiten. Der Arbeitsalltag wird spürbar erleichtert, die Produktivität steigt messbar.
• Direkte SAP PM-Integration: Lösungen wie der osapiens HUB verbinden mobile Apps mit bestehenden SAP-Systemen. Der Datenaustausch erfolgt bidirektional und in Echtzeit – ohne komplexe SAP-Oberflächen für Techniker im Einsatz.
• Mobile Instandhaltung mit osapiens starten: Mit dem osapiens HUB digitalisieren Sie Ihre Instandhaltung in wenigen Wochen – inklusive SAP-zertifizierter Integration.

Was ist mobile Instandhaltung?

Mobile Instandhaltung bedeutet: Techniker nutzen Smartphones oder Tablets, um Wartungs- und Reparaturaufgaben direkt am Asset zu bearbeiten – ohne Papierformulare, ohne nachträgliche Dateneingabe im Büro. Über spezialisierte mobile CMMS-Apps greifen sie in Echtzeit auf alle relevanten Informationen zu, erfassen Messwerte, dokumentieren Arbeitsschritte und melden Aufträge direkt zurück ins System.

Kernmerkmale mobiler Instandhaltung:

• Echtzeit-Datenzugriff: Arbeitsaufträge, Wartungshistorie, technische Zeichnungen und Ersatzteilverfügbarkeit sind jederzeit abrufbar
• Digitale Erfassung: Checklisten ausfüllen, Fotos anhängen, Zeiterfassung dokumentieren – alles direkt in der App
• Offline-Fähigkeit: Auch ohne Internetverbindung arbeiten, automatische Synchronisation bei Wiederverbindung
• Systemintegration: Bidirektionaler Datenaustausch mit CMMS, ERP oder SAP PM

Der Unterschied zu Desktop-Lösungen: Während klassische Instandhaltungssoftware am Büro-PC läuft, bringt mobile Instandhaltung alle Funktionen dorthin, wo Wartung tatsächlich stattfindet. Ein Techniker scannt den QR-Code einer Maschine, öffnet die digitale Wartungscheckliste und dokumentiert den Zustand in Sekunden – statt handschriftliche Notizen später am Computer zu übertragen.

Kernfunktionen einer mobilen Instandhaltungs-App

Die Vorteile mobiler Instandhaltung entstehen erst durch die richtigen Funktionen. Eine professionelle mobile CMMS-App ist weit mehr als eine digitale Checkliste – sie bildet den kompletten Instandhaltungsprozess ab, von der Auftragsannahme über die Durchführung bis zur lückenlosen Dokumentation.

Arbeitsaufträge mobil bearbeiten

Die mobile Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen verändert den Arbeitsalltag von Technikern grundlegend. Statt zwischen Anlage und Büro zu pendeln, erledigen sie alle Aufgaben direkt vor Ort über ihr mobiles Endgerät.

• Mobile Auftragsbearbeitung verwandelt das Smartphone in eine vollwertige Arbeitszentrale für Techniker. Statt morgens im Büro Aufträge auszudrucken und abends handschriftliche Notizen zu übertragen, läuft alles digital in Echtzeit:
• Priorisierte Auftragsübersicht: Alle zugewiesenen Instandhaltungsaufträge auf einen Blick – sortiert nach Dringlichkeit, Standort und Fälligkeit. Der osapiens HUB zeigt sofort, welche Wartungsarbeiten heute erledigt werden müssen.
• Digitale Arbeitsanweisungen: Schritt-für-Schritt-Checklisten führen durch komplexe Wartungen. Technische Zeichnungen, Schaltpläne und Referenzfotos sind direkt im Auftrag hinterlegt – ohne Suche in Papierordnern oder separaten Systemen.
• Automatische Zeiterfassung: Start- und Endzeiten werden per Klick erfasst. Das liefert präzise Daten für Nachkalkulationen und macht manuelle Stundenzettel überflüssig.

Materialverbrauch dokumentieren: Verbrauchte Ersatzteile sofort erfassen, automatische Lagerbestandsaktualisierung, rechtzeitige Nachbestellauslösung – alles in einem Workflow.

Der osapiens HUB fokussiert sich auf mobile-first: Die Bedienung bietet benutzerfreundliche Apps statt komplexe ERP-Oberflächen – Techniker arbeiten produktiv ab Tag eins. Bei SAP-Integration werden Aufträge automatisch aus SAP PM übernommen und nach Bearbeitung zurückgemeldet, ohne dass Techniker je mit SAP-Transaktionscodes in Berührung kommen.

Asset-Informationen in Echtzeit abrufen

Zeit ist Geld – besonders bei ungeplanten Ausfällen. Mobiles Asset Management gibt Technikern sofortigen Zugriff auf alle relevanten Maschineninformationen:

• QR-Code-Scanning: Smartphone-Kamera auf den Asset-QR-Code richten, Scan – fertig. In Sekunden erscheinen Wartungshistorie, technische Spezifikationen und aktuelle Zustandsdaten auf dem Display. Bei osapiens funktioniert das auch offline durch intelligente Datensynchronisation.
• Vollständige Wartungshistorie: Wann wurde die Maschine zuletzt gewartet? Welche Teile wurden getauscht? Gab es wiederkehrende Probleme? Alle Antworten direkt verfügbar – für schnellere Diagnosen und weniger Rückfragen.
• Technische Dokumentation am Einsatzort: Bedienungsanleitungen, Schaltpläne, Explosionszeichnungen und Fotos früherer Reparaturen – alles digital abrufbar, ohne schwere Ordner mitschleppen zu müssen.
• Standort- und Zustandsinformationen: GPS-Koordinaten für weitläufige Anlagen, aktuelle Betriebsstunden, letzte Messwerte – besonders relevant für Energieversorger mit verteilter Infrastruktur.

Der osapiens HUB synchronisiert Asset-Daten minütlich mit SAP PM: Wenn ein Techniker eine Maschine scannt, sieht er nicht nur lokale Informationen, sondern erhält auch alle SAP-Stammdaten und die komplette PM-Historie – ohne je SAP öffnen zu müssen. Diese Echtzeit-Informationsverfügbarkeit reduziert Diagnosezeiten erheblich und verhindert Fehler durch veraltete Daten.

Checklisten und Formulare digital ausfüllen

Digitale Wartungschecklisten strukturieren Abläufe und gewährleisten lückenlose Dokumentation. Techniker arbeiten vordefinierte Prüfpunkte systematisch ab – die App führt sie durch jeden Schritt:

• Standardisierte Wartungsabläufe: Vorgefertigte Checklisten für wiederkehrende Inspektionen, angepasst an Anlagentyp und Wartungsintervall. Kein Prüfpunkt wird vergessen.
• Flexible Anpassungen: Spezielle Anforderungen? Prüfpunkte lassen sich individuell ergänzen – für anlage- oder kundenspezifische Wartungen.
• Compliance durch Pflichtfelder: Kritische Messwerte, Sicherheitsprüfungen, Unterschriften – Pflichtfelder verhindern unvollständige Dokumentation. Der Auftrag kann erst abgeschlossen werden, wenn alles erfasst ist. Besonders wichtig für GxP-Umgebungen in der Pharmaindustrie oder für BetrSichV-konforme Prüfungen.
• Offline-Funktionalität mit Auto-Sync: Keine Internetverbindung im Keller oder auf dem Windrad? Kein Problem. Erfasste Daten werden automatisch synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist.

Mit dem osapiens HUB erstellen Sie branchenspezifische Checklisten in wenigen Minuten: Vorgefertigte Templates für Produktionsanlagen, Ladesäulen oder Gebäudetechnik lassen sich per Drag-and-Drop anpassen – ohne IT-Abteilung, ohne Programmierkenntnisse. Diese digitale Erfassung erhöht die Dokumentationsqualität messbar und schafft jederzeit nachweisbare Compliance-Sicherheit.

Mobile Ersatzteilbestellung und Lagerverwaltung

Fehlende Ersatzteile sind einer der Hauptgründe für verlängerte Reparaturzeiten. Mobile Lagerverwaltung löst dieses Problem direkt am Einsatzort:

• Verfügbarkeit in Echtzeit prüfen: Welches Ersatzteil ist auf Lager? Wo liegt es? Techniker sehen Lagerbestände live – ohne Anruf bei der Disposition.
• Sofortbestellung per App: Fehlendes Teil identifiziert? Ein Klick genügt für die Nachbestellung. Die Materiallogistik läuft automatisch im Hintergrund.
• Automatische Verbrauchserfassung: Verwendetes Material wird direkt dem Auftrag zugeordnet, Lagerbestände aktualisieren sich selbstständig. Das verhindert Fehlbestände und ermöglicht präzise Kostenzuordnung.
• Lagerbestandstransparenz: Vollständiger Überblick über alle Ersatzteile, Mindestbestände, Lieferzeiten – für vorausschauende Planung und weniger Notfall-Bestellungen.

Der osapiens HUB verbindet mobile Ersatzteilbestellung nahtlos mit SAP MM: Verbrauchte Teile fließen automatisch ins ERP-System zurück, Nachbestellungen werden bei Unterschreitung von Mindestbeständen ausgelöst, die Buchhaltung erhält korrekte Kostenstellen-Zuordnungen – ohne manuelle Übertragung, ohne Medienbrüche.

Die wichtigsten Vorteile mobiler Instandhaltung

Die Umstellung von papierbasierter auf mobile Instandhaltung verändert den Arbeitsalltag von Technikern grundlegend. Statt zwischen Anlage, Büro und Excel-Listen zu pendeln, haben sie alle Informationen in Echtzeit griffbereit – was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Wartungsarbeit messbar verbessert.

Effizienzsteigerung für Techniker

Mobile Instandhaltung eliminiert zeitraubende Wege zwischen Anlage und Büro. Techniker erhalten sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen direkt am Einsatzort – ohne Medienbrüche, ohne Wartezeiten. Die Auftragsbearbeitung beschleunigt sich messbar, der Arbeitsalltag wird spürbar erleichtert.

Verbesserte Datenqualität und Dokumentation

Digitale Erfassung reduziert Übertragungsfehler enorm. Statt händischer Notizen und nachträglicher Datenübertragung dokumentieren Instandhalter ihre Arbeit direkt im System. Das Ergebnis: lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Instandhaltungsprozesse und höhere Datenqualität für fundierte Entscheidungen.

Kürzere Reaktionszeiten und weniger Ausfallzeiten

Schnellere Auftragsbearbeitung bedeutet kürzere Stillstandzeiten. Techniker können den Status von Aufträgen direkt vor Ort aktualisieren, Disponenten sehen Fortschritte in Echtzeit. Diese Transparenz ermöglicht bessere Planung und minimiert ungeplante Produktionsausfälle.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Moderne mobile Lösungen wie der osapiens HUB verbinden sich nahtlos mit SAP PM und anderen ERP-Systemen. Der Datenaustausch erfolgt bidirektional und automatisch – Unternehmen profitieren von mobiler Effizienz ohne ihre bewährte Systemlandschaft aufgeben zu müssen.

Typische Anwendungsbereiche mobiler Instandhaltung

Mobile Instandhaltungslösungen bewähren sich überall dort, wo Techniker vor Ort schnell und dokumentiert handeln müssen. Die Digitalisierung bringt messbare Effizienzgewinne – vom Störungsmanagement über die Wartungsplanung bis zur Materiallogistik.

Störungsmanagement: Ausfälle sofort erfassen und beheben

Wenn eine Maschine ausfällt, zählt jede Minute. Mobile Apps ermöglichen die sofortige Erfassung von Störungen direkt am Asset – inklusive Foto- und Sprachnotizen, die den Fehler präzise dokumentieren. Der Techniker kann den Störfall kategorisieren, Priorität setzen und bei Bedarf Unterstützung anfordern, ohne den Maschinenstandort zu verlassen. Besonders in der produzierenden Industrie, wo ungeplante Stillstände über 2 Mio. € pro Stunde kosten können, reduziert diese schnelle Reaktion die Ausfallzeiten deutlich.

Instandhaltungsplanung: Wartungsaufträge automatisiert übermitteln

Präventive Wartung lebt von strukturierten Abläufen. Mobile Instandhaltungslösungen übermitteln Inspektionsaufträge automatisiert an Techniker – mit allen relevanten Informationen wie Wartungschecklisten, technischen Spezifikationen und Wartungshistorie. Bei Energieversorgern oder in der Ladeinfrastruktur sorgt diese automatisierte Planung dafür, dass gesetzlich vorgeschriebene Prüfintervalle eingehalten und lückenlos dokumentiert werden. Die Integration in SAP PM stellt sicher, dass Wartungspläne aus dem ERP-System direkt in die mobile App fließen.

Materiallogistik: Ersatzteile direkt vor Ort reservieren

Fehlende Ersatzteile verlängern Reparaturzeiten unnötig. Mit mobiler Instandhaltung können Techniker Ersatzteile direkt vor Ort reservieren oder bestellen – noch während sie den Defekt analysieren. Die App zeigt Verfügbarkeiten in Echtzeit, ermöglicht Bestellungen aus dem Lager und dokumentiert automatisch den Materialverbrauch. Für technische Dienstleister bedeutet das: Ein Einsatz statt zwei, kürzere Ausfallzeiten für den Kunden und transparente Materialabrechnung.

Mobile Instandhaltung mit SAP: Herausforderungen und Lösungen

Viele Unternehmen nutzen SAP PM für ihre Instandhaltung, stoßen dabei jedoch auf erhebliche Herausforderungen: Die Benutzeroberfläche ist komplex und für Techniker im Einsatz oft nicht intuitiv bedienbar. Mobile Nutzbarkeit fehlt oder ist stark eingeschränkt. Medienbrüche zwischen SAP-System und Arbeitsalltag der Instandhalter führen zu doppelter Datenerfassung und Verzögerungen. Das Ergebnis: Trotz leistungsfähigem Backend-System bleibt die Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse auf halber Strecke stehen.

Mobile Instandhaltungssoftware löst genau diese Probleme. Sie bietet benutzerfreundliche Apps für Techniker, die nahtlos mit SAP PM kommunizieren – ohne dass Anwender die komplexe SAP-Oberfläche bedienen müssen. Der Datenaustausch erfolgt bidirektional und automatisch: Aufträge aus SAP werden mobil bereitgestellt, erfasste Daten fließen zurück ins System. So bleibt die bewährte SAP-Integration erhalten, während Techniker von moderner Benutzerfreundlichkeit profitieren.

Der osapiens HUB vereint die bestehende SAP-Komplexität und zeitgemäße mobile Instandhaltung. Die SAP-zertifizierte Integration gewährleistet vollständigen Datenaustausch mit SAP PM, während die intuitive App den Arbeitsalltag der Techniker spürbar erleichtert. Unternehmen müssen sich nicht zwischen bewährter SAP-Infrastruktur und moderner Mobilität entscheiden – mit der richtigen Instandhaltungslösung erhalten sie beides.

Fazit: Bereit für mobile Instandhaltungssoftware mit osapiens?

Mobile Instandhaltung ist der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Digitalisierung moderner Instandhaltungsprozesse. Techniker profitieren im Arbeitsalltag von sofortigem Informationszugriff, digitaler Dokumentation und wegfallenden Medienbrüchen – das steigert Produktivität messbar und reduziert Ausfallzeiten. Unternehmen erhalten durchgängige Prozesse von der Planung bis zur Ausführung, höhere Datenqualität und bessere Entscheidungsgrundlagen. Der Markt fordert zunehmend diese digitale Transformation, um im Wettbewerb bestehen zu können.

Der osapiens HUB for Maintenance bietet die ideale Lösung für Unternehmen, die mobile Instandhaltung mit bestehenden SAP-Systemen verbinden wollen. Die SAP-zertifizierte Integration gewährleistet nahtlosen Datenaustausch, während benutzerfreundliche mobile Apps den Arbeitsalltag Ihrer Techniker erleichtern. Entdecken Sie, wie der osapiens HUB Ihre Instandhaltungsprozesse optimiert – vereinbaren Sie jetzt eine persönliche Demo oder starten Sie kostenlos mit unserem Freemium-Modell.

FAQ

Was gehört alles zur Instandhaltung?

Zur Instandhaltung gehören nach DIN 31051 vier Hauptsäulen: Wartung (vorbeugende Maßnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustands), Inspektion (Überprüfung des Ist-Zustands), Instandsetzung (Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit nach Ausfall) und Verbesserung (Optimierung von Anlagen ohne Funktionsänderung). Diese vier Bereiche bilden gemeinsam das vollständige Spektrum moderner Instandhaltung in Unternehmen.

Funktioniert mobile Instandhaltung auch ohne Internetverbindung?

Ja, moderne mobile Instandhaltungs-Apps wie die vom osapiens HUB for Maintenance funktionieren auch offline. Techniker können Daten lokal auf ihrem mobilen Endgerät erfassen und speichern. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, erfolgt die automatische Synchronisation mit dem zentralen System. Diese Offline-Funktionalität ist besonders wichtig für Einsätze in Bereichen ohne Netzabdeckung – etwa in Kellern, Produktionshallen oder entlegenen Anlagenstandorten.

Was kostet eine Instandhaltungssoftware?

Die Kosten für Instandhaltungssoftware variieren stark je nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer. Es gibt verschiedene Preismodelle: Freemium-Versionen für den kostenlosen Einstieg, nutzungsbasierte Modelle, die mit dem Unternehmen skalieren, und individuelle Enterprise-Pakete für komplexe Anforderungen. Der osapiens HUB bietet einen Freemium-Einstieg, der Unternehmen ermöglicht, die Lösung risikofrei zu testen und bei Bedarf zu erweitern.

Kann ich mobile Instandhaltung mit meinem bestehenden SAP PM verbinden?

Ja, moderne Lösungen wie der osapiens HUB bieten SAP-zertifizierte Integrationen für nahtlose Anbindung an SAP PM. Der Datenaustausch zwischen mobiler App und SAP PM Backend erfolgt bidirektional und automatisch – Aufträge werden mobil bereitgestellt, erfasste Daten fließen zurück ins System. So profitieren Unternehmen von mobiler Instandhaltung ohne ihre bewährte SAP-Infrastruktur aufgeben zu müssen.