Im Jahr 2025 arbeiten viele Instandhaltungstechniker noch immer sehr manuell mit SAP. 
Ausdrucke aus SAP, handschriftliche Notizen vor Ort, stundenlanges Nachtragen von Daten am Schichtende und das Durchforsten von Excel-Listen auf der Suche nach Ersatzteilen – all das ist leider Alltag. Diese manuellen Prozesse führen zu Verzögerungen, Fehlern und Frust. Die Folge: Die Instandhaltung ist weniger effizient. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, stehen Unternehmen verschiedene mobile Instandhaltungslösungen zur Verfügung – darunter auch SAP-eigene mobile Angebote sowie Drittanbietertools. Doch nicht alle Lösungen sind gleich gut. 

In diesem Artikel zeigen wir, wie das osapiens CMMS diese Probleme löst. Durch die vollständige SAP-Integration und eine intuitive mobile Oberfläche wird Instandhaltung deutlich einfacher: Kein Papierkram mehr, keine doppelte Dateneingabe – stattdessen effizientes Arbeiten direkt am Einsatzort. 

Mobile Instandhaltung mit SAP: Was wirklich zählt 

Unternehmen, die SAP nutzen, haben für die mobile Instandhaltung mehrere Optionen: 

Überblick SAP-eigener Instandhaltungslösungen: 

SAP Asset Manager ist SAPs native mobile Lösung für Asset- und Auftragsmanagement. Sie basiert auf der SAP Business Technology Platform (BTP) und ist in SAP S/4HANA oder ECC integriert. Sie ist eine sehr komplexe Instandhaltungslösung und bildet einen äußerst breiten Funktionsumfang auf mobilen Geräten ab. 

SAP Maintenance Assistant ist eine neuere mobile Anwendung, die Techniker bei der Durchführung geführter Instandhaltungsaufgaben unterstützen soll, jedoch keine End-to-End-Instandhaltungsplanung, -terminierung, -auftragserstellung oder Ersatzteilverwaltung bietet. 

SAP Fiori Apps laufen im Webbrowser. Sie ermöglichen einen schnellen Zugriff auf grundlegende Funktionen, sind jedoch nicht für den mobilen Einsatz optimiert und bieten keine Offline-Funktionalität. Es gibt kein zentrales Techniker-Dashboard, keine Plantafel und keine Unterstützung für erweiterte Funktionen wie Teileverfolgung, Checklisten, Smart Forms oder vollständige mobile Asset-Ansichten. Daher eignen sich SAP Fiori-Apps eher für gelegentliche Nutzung durch Planer oder Vorgesetzte als für Techniker im täglichen Instandhaltungseinsatz. 

Standalone-CMMS mit zertifiziertem SAP-Connector: 

Eigenständige Lösungen wie osapiens CMMS sind speziell für Techniker im Feld konzipiert und integrieren sich über einen zertifizierten Connector in SAP. Sie bieten ein kuratiertes Funktionsset für die täglichen Aufgaben der Anwender, ohne die Komplexität unnötig zu erhöhen. Die typischen Funktionen reichen von der Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen über die Bearbeitung von Ersatzteilen und Checklisten bis hin zur Erstellung einer Wartungshistorie. Sie sind in der Regel vollständig offlinefähig, direkt mit SAP PM und MM integriert und für eine schnelle Implementierung mit anpassbaren Workflows ausgestattet, die auf reale Instandhaltungsanforderungen zugeschnitten sind. 

Was Drittanbieterlösungen auszeichnet, ist ihre Fähigkeit, die Anforderungen der Techniker im Bereich Instandhaltung zu erfüllen: 

1. Mobile-First: Speziell für den Feldeinsatz entwickelt, nicht einfach vom Desktop adaptiert 
2. Hohe Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberflächen, die nur minimale Schulung erfordern 
3. Vollständige Offline-Fähigkeit: Volle Funktionalität auch in Bereichen ohne Verbindung 
4. Flexible Workflows: Anpassbar an spezifische Instandhaltungsprozesse 
5. Schnelle Implementierung: Rasches Onboarding ohne aufwendige Konfiguration 

Während SAPs mobile Lösungen eine starke Backend-Integration bieten, haben einige Instandhaltungsteams weiterhin Schwierigkeiten mit langsamer Akzeptanz, komplexen Benutzeroberflächen und starren Prozessen.  

Hier eine Zusammenfassung, wann eine Drittanbieterlösung wie osapiens CMMS oder eine native SAP-Lösung empfehlenswert ist: 

Situation	Empfehlung
Schnelle Einführung, einfache Benutzeroberfläche, mobiler Fokus	✅ osapiens CMMS
SAP-BTP-Strategie mit Budget für komplexe Beratungsprojekte	🟨 SAP Asset Manager
Kosten niedrig halten, kein BTP, schnelle Umsetzung	✅ osapiens CMMS
Fokus auf Nutzerfreundlichkeit	✅ osapiens CMMS

5 SAP-Herausforderungen, die das osapiens CMMS löst 

Viele Techniker stellen fest, dass die Standardoberflächen von SAP Plant Maintenance (PM) oder Enterprise Asset Management (EAM) nicht für den Feldeinsatz optimiert sind. Das kann effiziente Instandhaltungsabläufe erschweren. Sehen wir uns einige typische Herausforderungen an, denen Instandhaltungsteams begegnen und wie osapiens diese direkt adressiert: 

1. Techniker sind weiterhin auf papierbasierte Prozesse angewiesen 

Trotz der zunehmenden Verfügbarkeit digitaler Lösungen drucken viele Unternehmen ihre Arbeitsaufträge weiterhin aus. Techniker tragen sie mit sich, machen Randnotizen, und jemand muss später alles in SAP nacherfassen. Das ist ineffizient und birgt Fehlerpotenzial. Einige Teams schätzen, dass sie pro Schicht 30–60 Minuten allein mit Papierkram verlieren. 

osapiens ersetzt den gesamten Papierfluss durch eine mobile App. Techniker erhalten ihre Arbeitsaufträge auf dem Smartphone oder Tablet, erledigen die Aufgaben digital und synchronisieren alles automatisch mit SAP. Der Prozess ist schneller, sauberer und vermeidet doppelte Arbeit. 

2. SAP-Tools sind nicht unbedingt für den mobilen oder Feldeinsatz gemacht 

SAP bietet eine breite Funktionspalette, doch die Benutzeroberflächen sind vorwiegend für den Desktop ausgelegt. Unter realen Bedingungen – im Freien, mit Handschuhen oder unter Zeitdruck – wird diese Komplexität zum echten Effizienzhemmnis. 

osapiens CMMS vereinfacht diese Aufgaben, indem es nur die relevanten Informationen und Aktionen in einer übersichtlichen, mobil optimierten Oberfläche darstellt. Techniker können ihre Arbeit schnell erledigen, ohne sich durch komplizierte Menüstrukturen zu kämpfen. 

3. Techniker können nicht einfach auf Anlagendaten oder Historie zugreifen 

SAP enthält viele Informationen, aber im Feld sind diese oft schwer zugänglich. Um vergangene Störungen oder offene Aufgaben zu sehen, müssen Techniker sich durch mehrere Transaktionen arbeiten – vorausgesetzt, sie haben überhaupt Zugriff. 

osapiens liefert den Technikern den vollständigen Anlagenkontext direkt vor Ort. QR-Code scannen – und sofort erscheinen offene Aufträge, erledigte Arbeiten, Fotos und Prüfverläufe. Alles ist verknüpft, schnell verfügbar und direkt auf dem mobilen Gerät abrufbar. 

4. Ersatzteile und Materialverbrauch sind schwer nachzuverfolgen 

Die meisten Techniker aktualisieren SAP MM nicht in Echtzeit. Sie haben keinen Zugriff oder es dauert zu lange. Dadurch sind Lagerdaten oft veraltet. Das erschwert die Nachbestellung und macht Kosten intransparent. 

Mit osapiens CMMS können Teile gescannt, ausgewählt oder per Fingertipp hinzugefügt werden – direkt im Arbeitsauftrag. Der Verbrauch wird automatisch in SAP aktualisiert, sodass Planer jederzeit wissen, was verwendet wurde und was noch vorhanden ist. Das reduziert Verluste und verbessert die Lagergenauigkeit – in manchen Fällen um über 90 %. 

5. Individuelle Workflows lassen sich in SAP-Mobile-Apps schwer umsetzen 

SAP Asset Manager und Maintenance Assistant folgen festen Abläufen. Genehmigungsschritte? Eine Checkliste nur für bestimmte Aufträge? Fotoerfassung vor Abschluss eines Auftrags erzwingen? Dafür sind meist BTP, Berater und individueller Code erforderlich.

Das osapiens CMMS ist auf Flexibilität ausgelegt. Unternehmen können eigene Checklisten erstellen, Abläufe vorschreiben und Workflows definieren – ohne ihr SAP-Backend ändern zu müssen. Es passt sich der tatsächlichen Arbeitsweise der Teams an – nicht umgekehrt. 

SAP-Integration im Detail: So funktioniert’s technisch 

osapiens bringt tiefes Know-how zur SAP-Integration mit und verfügt über einen SAP-zertifizierten Connector, der die Integration unkompliziert macht. Das ist eine unserer Kernkompetenzen: 90 % der osapiens-Implementierungen aller Enterprise-Kunden beinhalten eine SAP-Integration. 

Die Integration zwischen einer Instandhaltungs-SaaS und dem SAP CMMS (SAP PM/EAM) erfolgt über standardisierte Schnittstellen (SAP BAPI, OData, REST API, IDocs) und nutzt SAP-Objekte sowie Stammdaten für jeden Workflow. 

So integriert sich osapiens in zentrale SAP-Module: 

SAP-Modul	Beschreibung	SAP-Objekte	osapiens-Integrationsprozess
SAP PM/EAM (Plant Maintenance)	Kernmodul für Instandhaltungsaktivitäten, Equipment-Daten und Arbeitsaufträge	• Arbeitsauftrag: AFKO (Auftragskopf), AFPO (Auftragspositionen), AFRU (Rückmeldungen) • Technischer Platz: IFLOT (Technischer Platz Stammdaten) • Equipment: EQUI (Anlage), EQST (Status)	• Arbeitsaufträge werden in SAP PM erstellt mit bidirektionaler Synchronisation • Statusänderungen werden in Echtzeit zwischen den Systemen übertragen • Der osapiens Connector übernimmt die Integration automatisch
SAP MM (Materials Management)	Verwaltung von Materialien, Lagerbeständen und Beschaffungsprozessen	• Materialstamm: MARA (Materialstamm), MARC (Lagerortdaten) • Lagerbestände: MBEW (Bewertung), MARD (Bestand je Lagerort) • Buchungsbelege: MKPF (Belegkopf), MSEG (Belegpositionen)	• Ersatzteilbestände werden mit osapiens synchronisiert • Automatische Reservierung (MB21) für geplante Instandhaltung • Echtzeit-Lagerbuchungen über Materialentnahmen (MB1A, MIGO)
SAP QM (Quality Management)	Verwaltung von Prüfprozessen und Qualitätsdokumentation	• Rückmeldungen: AFRU • Messwerte & Prüfberichte: IKPF (Messpunktkopf), IMRG (Messwert) • Checklisten & Formulare: QALS (Prüfungsübersicht), QAVE (Prüfergebnisse)	• Mobile Prüfungen mit Offline-Funktion • Automatische Synchronisation bei Wiederherstellung der Verbindung • Strukturierte Datenerfassung für Prädiktive Maintenance
SAP FI/CO (Finance & Controlling)	Verwaltung finanzieller Transaktionen und Kostenverfolgung	• Kostenstellen & Innenaufträge: COSP (Primärkosten), COBK (Kostenbelegkopf), COEP (Einzelposten) • Zeiterfassung: CATS (Cross Application Time Sheet)	• Automatische Buchung von Arbeitszeiten und Materialverbrauch • Kostenstellenzuordnung zur Budgetkontrolle • Finanzielle Transparenz in der Instandhaltung
SAP Analytics	Berichterstattung und Analysefunktionen	• Instandhaltungshistorie: PMCO (Kostenübersicht), PMQI (Qualitätsmanagement) • Fehlerstatistiken: PMIS (Instandhaltungs-Informationssystem), S061 (Auswertungen) • IoT-Sensordaten (optional): SAP IoT Services / SAP PCo	• KI-gestützte Prädiktive Analytics • Integration mit SAP Predictive Maintenance & Service (PdMS) • Erkenntnisse zur Fehlervermeidung

Case Study: Nordex – Mobile Instandhaltung im Windpark 

Nordex, einer der größten Windkraftanlagenhersteller der Welt, hat seine Instandhaltungsprozesse mit osapiens CMMS grundlegend modernisiert. Durch die nahtlose Integration von osapiens in die bestehenden SAP-Systeme konnte Nordex manuelle Datenerfassungsfehler eliminieren, die Transparenz zwischen den Systemen verbessern und die Effizienz der Instandhaltung deutlich steigern. 

osapiens CMMS wurde vollständig integriert mit: 
• SAP PM für Anlagen- und Auftragsmanagement 
• SAP MM für Ersatzteile und Lagerverwaltung 
• SAP HR für Technikerstammdaten und Qualifikationen 
• SAP DMS für Dokumentation 

Die SAP-integrierte mobile Anwendung ermöglicht es Nordex-Technikern, sofortige Benachrichtigungen bei Störungen zu erhalten, detaillierte Checklisten und Materialanforderungen einzusehen und automatisierte Berichte zu erstellen – alles, während sie an Windkraftanlagen arbeiten. Dieser mobile Echtzeitzugriff hat Reaktionszeiten und Stillstandszeiten deutlich reduziert. 

Wie Alberto Erce, Group Lead of Service Digitalization bei Nordex, erklärt: „Wir suchten eine stabile Plattform, die unsere Abläufe vereinfacht und optimiert.“ 
Das Ergebnis: Durch die Zusammenführung aller Instandhaltungsdaten in einer Plattform konnte Nordex schnell auf Herausforderungen reagieren und Prozesse – von der Planung bis zur Ausführung – über verschiedene Regionen hinweg standardisieren. 

Weitere Informationen dazu, wie osapiens die Instandhaltungseffizienz bei Nordex verbessert hat, finden Sie hier. 

osapiens Mobile Instandhaltung und SAP: Die wichtigsten Erkenntnisse 

Kurz gesagt: Die Integration von osapiens CMMS mit SAP macht Instandhaltungsprozesse deutlich effizienter, ohne, dass bereits getätigte SAP-Investitionen verloren gehen. Sie beseitigt papierbasierte Ineffizienzen, bietet zuverlässige Offline-Funktionalität für Techniker im Außeneinsatz und sorgt für einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen. 

Mit osapiens und SAP in reibungsloser Kombination erhalten Instandhaltungsteams optimale Workflows mit minimalen Fehlern, voller Transparenz und besserer Entscheidungsgrundlage. Die Wahl ist klar: Entweder man arbeitet weiter mit isolierten Systemen und manuellen Prozessen; oder man setzt auf eine mobile Lösung, die die Instandhaltung spürbar effizienter macht. 

Jetzt starten: Teste osapiens CMMS kostenlos oder buche eine Demo und erlebe die Integration live.