Telefonketten, Zettelwirtschaft und verpasste Termine im Außendienst kosten Geld – eine Field Service Management Lösung plant Einsätze automatisch, führt Techniker per App und macht Service messbar schneller. 

Was ist eine Field Service Management (FSM) Lösung?  

Eine FSM-Lösung ist spezialisierte Software, die den kompletten Vor-Ort-Service digital abbildet: von der Auftragsannahme über die intelligente Zuweisung des passenden Technikers bis zur lückenlosen Dokumentation und Abrechnung. Unternehmen erhalten damit einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche – alle Informationen zu Kunden, Assets, Terminen und Servicehistorie liegen an einem Ort. 

Das Thema kurz und kompakt

• Weniger Chaos, mehr Planbarkeit im Außendienst:
  Telefonketten, Zettel und Excel werden durch einen digitalen Prozess ersetzt. Aufträge werden zentral erfasst, automatisch geplant und mit allen Informationen an den richtigen Techniker übergeben – von Adresse und Asset bis zur Servicehistorie.
• Mobile Techniker-App statt Papierstapel:
  Techniker erhalten alle Arbeitsanweisungen, Checklisten, Sicherheitsinfos und Kundendaten direkt auf dem Smartphone oder Tablet – auch offline. Zeiten, Material, Fotos und Unterschriften werden vor Ort erfasst und später automatisch synchronisiert.
• Ende-zu-Ende-Prozess von Auftrag bis Rechnung:
  FSM-Lösungen verbinden Auftragsannahme, Disposition, Ausführung, Dokumentation und Abrechnung in einem durchgängigen Workflow. Leistungsnachweise landen ohne Medienbrüche in der App, Rechnungen gehen schneller raus und der Cashflow verbessert sich.

Kernfunktionen einer FSM Lösung auf einem Blick 

• Auftragsmanagement (Work Orders): Strukturierte Aufgaben, SLAs und Checklisten; Fotos und digitale Signaturen sorgen für saubere Nachweise. 
• Mobile Techniker-App (auch offline): Alle Informationen am Einsatzort. Zeiten, Material und Nachweise werden in Echtzeit erfasst und später synchronisiert. 
• Material-/Teileverfolgung: Verfügbarkeit und Reservierungen im Blick, das richtige Teil zur richtigen Zeit 
• Disposition, Tourenplanung und Routenoptimierung: Zuweisung nach Qualifikation, Standort, Verfügbarkeit. 
• Kundenkommunikation: Termine werden automatisch bestätigt, die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) wird angekündigt und der Servicebericht folgt direkt nach dem Einsatz. 
• Live-Transparenz: Status, Auslastung, SLA-Risiken und Engpässe in Echtzeit erkennen; Prioritäten setzen und Einsätze aktiv steuern. 

Testen Sie osapiens Field Service kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Planen und disponieren Sie Einsätze mit wenigen Klicks, arbeiten Sie mobil auch ohne Netz und erstellen Sie Serviceberichte mit Fotos und Unterschrift – vom Auftrag bis zur Abrechnung.

Für wen eignet sich FSM und welchen Nutzen bringt sie?

FSM lohnt sich für alle Betriebe mit Techniker:innen im Feld, etwa für die Wartung, Reparatur, Installation, Inspektion oder Zählerwechsel. Der Nutzen zeigt sich schnell: weniger Koordinationsaufwand, kürzere Reaktionszeiten, weniger Leerfahrten und spürbar bessere Kundenerlebnisse durch verlässliche Termine, ETA-Informationen und den Servicebericht direkt nach dem Einsatz.
 

So läuft ein Einsatz mit FSM ab

Nach der Erfassung wird ein Auftrag automatisch nach Qualifikation, Entfernung und Verfügbarkeit dem bestgeeigneten Techniker zugewiesen. Vor Ort arbeiten die Techniker mit einer mobilen App, die Arbeitsanweisungen, Sicherheitsinfos und Checklisten Schritt für Schritt anzeigt und alle Nachweise direkt erfasst. Die App funktioniert auch offline und synchronisiert alle Daten automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Alle Zeiten, Materialien und Kommentare werden direkt erfasst, sodass Abnahme und Abrechnung ohne doppelte Dateneingabe erfolgen.

Welche Ergebnisse liefert Field Service Management (FSM)? 

Eine moderne Field-Service-Management-Lösung liefert klare Ergebnisse: Teams beheben Probleme deutlich häufiger gleich beim ersten Besuch mit einer First Time Fix Rate von bis zu 89 %, was Wiederholungsfahrten reduziert, Kosten senkt und die Kundenzufriedenheit spürbar erhöht. Gleichzeitig sinken Fehler um 21 %, weil validierte, geführte Formulare jeden Schritt sauber absichern und dokumentieren. Leistungsnachweise und Unterschriften landen ohne Umwege in der Abrechnung, Rechnungen gehen schneller raus und der Cashflow verbessert sich. Darüber hinaus sorgt der kontinuierliche Überblick über Auftragsstatus, Termine und Material dafür, dass Einsätze planbarer ablaufen, Termine zuverlässiger eingehalten werden und die Auslastung insgesamt steigt. 

 

Field Service Lösung im Vergleich: 6 To-Anbieter im Überblick

Der FSM-Markt bietet vielfältige Lösungen für unterschiedliche Unternehmensanforderungen. Von kostenlosen Einstiegslösungen bis zu Enterprise-Systemen mit vollständiger SAP-Integration – die Auswahl ist groß. Unser detaillierter Vergleich hilft Ihnen, die beste Field FSM-Lösung für Ihre spezifischen Serviceanforderungen zu finden.

osapiens Field Service Management Im Vergleich 

osapiens vereint CMMS und Field Service Management in einer Plattform – vom Asset über Ersatzteile und Disposition bis zur direkten Abrechnung. So arbeiten Teams auf einer Datenbasis, Prozesse laufen Ende-zu-Ende ohne Brüche, und Ergebnisse sind messbar: höhere First-Time-Fix-Rate, weniger Fehler, schnellere Rechnungen. 

 

 

Zentrale Stärken 

• Ein System für CMMS & FSM: Assets/Anlagen, Ersatzteile/Lager, Dispo & Field Service auf einer Datenbasis und kein Toolmix. 
• End-to-End bis zur Rechnung inkl. Teilabrechnung & ERP-Integration: Von Auftragserfassung über Einsatz & Bericht bis zur direkten Abrechnung; Teilabrechnungen für mehrtägige Einsätze inklusive.  
• Mehr Qualität im Ersttermin: bis zu 89 % First Time Fix Rate (FTFR) und 21 % weniger Formfehler dank smarter, validierter Formulare. 
• KI-gestützte Planung: Automatische Erfassung von Serviceanfragen, Zuweisung nach Skill/Verfügbarkeit/Standort, gleichmäßige Auslastung & kürzere Wartezeiten. 
• Offline- und Online-App inklusive PDF-Serviceberichten & Signaturen, Kundenbenachrichtigungen & Live-Status. 
• Nahtlose SAP-/ERP-/CRM-Integration mit   SAP, HCM, PM, SD
• DACH-Relevanz: Unsere Lösung ist DSGVO-konform mit lokaler Datenhaltung, deutschsprachigem Support und Onboarding speziell für Handwerksbetriebe, Bauhöfe und KMU.

 Ideal für KMU/SME, die schnell produktiv werden möchten ohne Abhängigkeit von Add-ons für Kernfunktionen. Funktionen und Prozesse sind standardmäßig enthalten.  

 

Fieldcode

Fieldcode positioniert sich als Automatisierungsplattform für den Außendienst: Die Lösung bietet eine REST/JSON-API, mit der sich Routen- und Einsatzplanung in bestehende CRM/ERP/CMMS-Landschaften einbetten lässt. 

Zentrale Stärken 

• Pay-per-Event-Preismodell für schwankende Volumina; Sie zahlen pro Einsatz statt pro Nutzer. 
• Automatische Disposition & Routenoptimierung für kürzere Fahrzeiten und mehr Einsätze pro Tag.  
• Mobile App mit Offline-Funktion, die Aufträge, Details und Nachweise auch ohne Netz verfügbar macht und später synchronisiert.  

Zu beachten 

Eine vollautomatische Automatisierung ist nur im höchsten Tarif enthalten, im Enterprise Plan jedoch nicht.

Salesforce Field Service  

Salesforce Field Service verbindet Disposition, mobile Ausführung und Abrechnung direkt im Salesforce-Ökosystem. Die Field Service Mobile App arbeitet online wie offline. 

Zentrale Stärken 

• Nahtlos in Salesforce CRM: Ein einziger Datenbestand für Kunden, Cases, Work Orders und Assets – ideal, wenn Salesforce bereits im Einsatz ist.  
• Klare, rollenbasierte Preise: Editionen für Dispatcher, Technician, Contractor/Contractor Plus und Field Service Plus (z. B. 175 €/User/Monat für Dispatcher/Technician; 55–80 € für Contractor; 230 € für Field Service Plus). Salesforce 
• Planung & Optimierung auf Enterprise-Niveau: Automatisierte Terminierung, Routen- und Ressourcenoptimierung; optional erweiterbar mit Agentforce/AI.  

Zu beachten 

Kommunikationsfunktionen wie Appointment Assistant, Digital Engagement und teilweise das Self Service Portal sind oft nur als kostenpflichtige Add-ons verfügbar. Für KMU mit kleinen Teams ist der Gesamtpreis dadurch in der Regel höher. 

 

SAP Field Service Management   

SAP FSM ist die Außendienstlösung von SAP. Sie verbindet Disposition, mobile Ausführung und Abrechnung in einem durchgängigen Prozess und spielt ihre Stärken besonders dann aus, wenn bereits SAP Systeme wie S/4HANA oder die Service Cloud genutzt werden. 

Zentrale Stärken 

• KI-gestützte Terminierung & Personaleinsatzplanung nach Standort, Skills, Verfügbarkeit. 
• Offline-First-Apps: Techniker arbeiten auch ohne Internet weiter. 
• Mit Crowd-Services lässt sich der die Auswahl der Fachkräfte on demand über einen KI-basierten Marktplatz und ein Partnerportal erweitern. 

Zu beachten 

Starker Fokus auf Erweiterungen und APIs. Je nach Bedarf entsteht dadurch ein zusätzlicher Konfigurations- bzw. Erweiterungsaufwand, der eingeplant werden muss. 

 

OverIT NextGen FSM  

OverIT Next-Gen FSM ist eine Field-Service-Plattform für Unternehmen mit komplexen, betriebs- und sicherheitskritischen Einsätzen. Sie bündelt Disposition, mobile Ausführung und Dokumentation in einem System und richtet sich vor allem an Organisationen, die kritische Serviceprozesse zentral und verlässlich steuern müssen.

Zentrale Stärken 

• Leistungsfähige Kartenfunktionen, die auch offline verfügbar ist. 
• Remote Unterstützung: Expert:innen helfen live ohne Vor-Ort-Einsatz. 
• Dynamische Neuplanung inkl. Critical-Jobs-Assistent zur Echtzeit-Rettung gefährdeter Termine. 
• Auf komplexe, „mission-critical“ Branchen ausgelegt: Positionierung speziell für z. B. Energie, Telekom, Verkehr/Schiene 

Zu beachten 

OverIT ist auf „mission-critical“ Branchen ausgerichtet und positioniert die Plattform für diese komplexen Einsatzszenarien. Dadurch ist die Lösung branchenspezifisch aufgebaut und für Unternehmen außerhalb dieser Bereiche in vielen Fällen umfangreicher als erforderlich.

Praxedo  

Praxedo ist eine cloudbasierte Field-Service-Management-Plattform, die Einsätze von der Planung über die mobile Ausführung bis zur Dokumentation in einem System abbildet. Sie richtet sich an Unternehmen mit Außendienst, die Termine, Ressourcen und Kundenkommunikation zentral steuern möchten. 

Zentrale Stärken 

• Mobile App (offlinefähig): Aufträge, Zeiten und Aktivitäten direkt vor Ort erfassen, Karte nutzen und später automatisch synchronisieren. 
• Kundenkommunikation & Self-Service: Portal für Auftraggeber und Termine; Kund:innen bekommen Bestätigung, ETA und Live-Status. 
• Echtzeit-Steuerung für die Dispo: Live-Standorte auf der Karte, Cockpit fürs Monitoring und automatische Warnungen bei Verzögerungen. 

Zu beachten 

Es gibt PDF Berichte und Rechnungsposten, aber keine durchgängige Rechnungsstellung aus der Lösung. 

 

Worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Field Service Management Software achten sollten

• Benutzerfreundlichkeit entscheidet über Akzeptanz: Ihr Team im Feld muss die Lösung intuitiv bedienen können. Komplizierte Oberflächen führen dazu, dass Aufträge weiter per Excel, Telefon oder Zettel organisiert werden und die Software zur Pflichtübung verkommt.
• Mobile Funktionalität ist unverzichtbar: Arbeitsaufträge, Checklisten, Fotos und Unterschriften müssen direkt beim Kunden erfasst werden – idealerweise auch offline. Eine robuste mobile App ist Grundvoraussetzung, damit Techniker:innen im Tunnel, Keller oder Funkloch ohne Unterbrechung weiterarbeiten können.
• Intelligente Disposition statt manueller Planung: Die Lösung sollte Techniker:innen automatisch nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Standort vorschlagen und Touren optimieren. Nur so sinken Leerfahrten, Reaktionszeiten und SLA-Risiken, während mehr Einsätze pro Tag möglich werden.
• Integrationsfähigkeit sichert durchgängige Prozesse: Eine nahtlose Anbindung an ERP, CRM und CMMS verhindert doppelte Datenerfassung und Medienbrüche. Idealerweise werden Kunden-, Asset- und Auftragsdaten automatisch synchronisiert, damit Serviceberichte ohne Umwege in Abrechnung, Reporting und weitere Systeme einfließen.

 

Die Top 6 Liste im Vergleich

1. Osapiens
2. Fieldcode
3. Salesforce Field Service
4. SAP Field Service Management
5. OverIT Next-Gen FSM
6. Praxedo

FAQ 

Welche FSM-Lösung eignet sich am besten für KMU?

osapiens ist eine gute Wahl für KMU im Fertigungsbereich, da die CMMS- und FSM-Funktionen in einem Hub laufen und die Plattform für eine schnelle Einrichtung und eine unkomplizierte tägliche Nutzung ausgelegt ist. Kleinere und mittelgroße Teams profitieren von einer einfachen Konfiguration, einer intuitiven mobilen App und einsatzbereiten Workflows ohne langwierige Beratungsprojekte. Gleichzeitig unterstützt osapiens auch Unternehmensumgebungen, aber große Unternehmen arbeiten oft mit einem anderen Projektmodell, das mehr Beratung, Integration und globale Rollouts umfasst. KMU wünschen sich in der Regel eine produktorientierte Einrichtung, die sofort einsatzbereit ist, und hier passt osapiens sehr gut.

Brauche ich immer den teuersten Tarif für die Automatisierung?

Nein. Die automatische Auftragserfassung und intelligente Planung sind bereits im Standardpaket enthalten. Darüber hinaus bietet osapiens einen visuellen Workflow-Builder, mit dem Sie Prozesse ohne Programmierung automatisieren können. Sie können E-Mails versenden, Push-Benachrichtigungen verschicken, Status aktualisieren, Folgeaufgaben oder Genehmigungen auslösen und auf Ereignisse im System reagieren. So können Sie Serviceprozesse standardisieren und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle.

Funktioniert die Techniker-App auch ohne Netz?

Ja. osapiens Mobile ist offline/online voll nutzbar, inkl. PDF-Bericht und digitaler Signatur, die auf Anfrage freigeschaltet werden können. Die Daten synchronisieren automatisch.  

 Kann ich die Lösung testen?

Ja. Mit dem kostenlosen Test können Sie echte Daten und Prozesse abbilden und schnell produktiv werden. Hinweis: Die Testversion bietet einen eingeschränkten Funktionsumfang. Insbesondere der PDF-Servicebericht und die Einsatzplanung werden bei Bedarf durch unser Customer-Success-Team freigeschaltet.